ПП находятся в разделе CRM в котором можно настроить все необходимые функции для успешной и продуктивной работы отдела продаж.
Ниже подробное описание как настраивать ПП.
Описание ПП
Раздел CRM, в данном разделе находятся ПП;
Кнопка для показа списка планов продаж;
Название выбранного ПП;
Добавление новой сделки;
Кнопки “Список“,”Доска”,“Изменить“:
5.1 Список - позволяет просматривать лидов в списке;
5.2 Доска - вид ПП по умолчанию, с автоматическим просмотром статусов ПП;
5.3 Изменить - в данном разделе настраивается структура статусов(этапов) ПП;
Фильтр по определенном статусу;
Фильтр по менеджеру в ПП;
Поисковая панель можно совершать поиск по сделкам, по названию, почте, номеру телефона;
Количество сделок и сумма;
Сортировка лидов по параметрам;
Sales plans (hereinafter referred to as PP) allow you to distribute leads among employees automatically for subsequent processing. Also, move leads by status, see how many are in what status and not lose a single lead. PP are located in the CRM section where you can configure all the necessary functions for the successful and productive work of the sales department.
Below is a detailed description of how to configure the PP.
Description of SP
Создание ППCreation of SP
В данном разделе можно добавить новый ПП для этого нужно кликнуть по кнопке “+ Создать“.
После нужно настроить следующее параметры:
Название ПП;
Сумма среднего чека;
Ярлык в чатах не больше 12 символов;
Тип распределения;
текст
текст
In this section you can add a new PP; for this you need to click on the “+ Create” button.
Then you need to configure the following parameters:
SP name;
Average bill amount;
The shortcut in chats is no more than 12 characters;
Distribution type;
text
text
Adding managers to the software.
Настройка ПП
После создания ПП, необходимо совершить настройку ново созданного ПП.
В качестве примера будет использоваться ПП с названием “Новый ПП“;
Рассмотрим тип распределения ПП, существует два типа распределения.
1. Ручной - для данного режима необходимо в ручном режиме добавлять лидов менеджерам, для этого необходимо перейти в раздел “Аудитория“
выбрать “массовые действия“ и добавить лидов, подробней по ссылке.
2. Равномерный - режим в котором пользователи будут добавляться автоматически. В данном режиме существуют разные вариации добавления лидов в ПП. Можно выбрать следующее под режимы:
2.1a Прикреплять сделки к случайным пользователям;
2.1b Прикреплять сделки к связанным пользователям;
2.2a Прикреплять сделки равномерно между пользователями;
2.2b Прикреплять сделки к пользователям с наименьшим количеством сделок;
В данном примере, тип распределения равномерный с под режимами:
2.1b Прикреплять сделки к связанным пользователям;
2.2b Прикреплять сделки к пользователям с наименьшим количеством сделок;
Это значить что лиды будут разделены на менеджеров с которыми они уже контактировали, а новые лиды будут добавляться на новых менеджеров в ПП.
| Info |
|---|
Для работы режима “Равномерный“ необходимо добавить в туннеле продаж блоки действия которые будут добавлять лидов в ПП. Подробнее о блоке действие можно ознакомиться оп ссылке. |
Режим распределения лидов можно изменить в любой момент открыв ПП и сохранить изменения, также как добавить или убрать менеджера с ПП.
Статусы в ПП
После можно настроить статусы в ПП, для этого нужно перейти в режим изменения статусов
в данном режиме можно редактировать статусы в ПП, или добавлять, удалять. Также менять местами и изменять цвет колонок. Причины отказа. При настройке воронки со списком статусов в финальном статусе проигранной сделки есть чекбокс “Причины отказа“. Если этот чекбокс включен, то у пользователя появляется возможность указать список причин. Когда менеджер будет переводить сделку в проваленный статус он должен будет выбрать одну из причин отказа
Редактирование настроек плана продаж
Робота с ПП
После добавления лидов в ПП можно приступать к выполнению данного плана.
Существует 2 режима работы с ПП режимы “Доска“ и “Список”
Доска
| Info |
|---|
Для изменения статуса лида, нужно “перетянуть“ карту в другой статус. |
В данном режиме автоматически происходит фильтрация по 2 статусам ПП также есть возможность скролить вправо по статусам так и в низ по клиентам, можно добавить сделку 3 на любой этап ПП, также 4 фильтрация по статусу, менять 5 режима просмотра, фильтровать по менеджеру 6 в ПП, поисковая панель 7 позволяет совершать поиск по сделкам, по названию, почте, номеру телефона; также просматривать 8 количество сделок и общую сумму в ПП, доступна 9 фильтрационная панель, 10 фильтровать по дате.
Список
| Info |
|---|
В данном режиме доступен только нижний скрол. |
Для выбора режима списка нужно кликнуть по кнопке 1, данный режим отображает только список лидов, для изменения статуса лида необходимо в разделе 2 “Статус“ изменить на другой.
Назначение лидов на менеджера и передача лидов между менеджерами
Как отменить закрытые сделки в CRM:
Пользователи с правами доступа “Может редактировать все сделки” и "Может массово редактировать сделки" могут отменять закрытые сделки после того, как они были переведены в статус "закрыто - успешно" или "закрыто - провалено".
Это позволит вам (или вашему руководителю отдела продаж):
отменять действия менеджера по продажам (в случае изменения статуса работы с клиентом или ошибки менеджера);
более точно отслеживать сделки в статусах, которые пропустили менеджеры при переходе в "закрыто", что важно для составления отчетов и анализа воронки продаж.
Кроме того, информация о том, кто и когда отменил сделку, будет записана в журнале действия. В карточке сделки появилось новое действие "Отозвать сделку".
При нажатии на кнопку "Отозвать сделку" и подтверждении отмены сделки, cделка вернется в промежуточные статусы.
Если сделка была отозвана из статуса "закрыто - провалено", она вернется в статус, из которого была отправлена в "закрыто".
Если сделка была отозвана из статуса "закрыто - успешно", она вернется на предыдущий промежуточный статус, настроенный в Вашей CRM.
Это позволяет лучше контролировать манипуляции с отменой закрытых сделок и предотвращает несоблюдение четких правил закрытия сделок со стороны менеджеров, что может исказить статистику по закрытым сделкам.
Отчет “По причинам отказа”
Отчет собирает данные о закрытых неуспешных сделках и статистике продаж. Он позволяет быстро выделять как наиболее частые причины отказа клиентов, так и формировать общую статистику возражений.
Чтобы сформировать отчет, необходимо зайти в раздел Аналитика, перейти на вкладку Отчеты, затем нажать + Добавить новый отчет и выбрать тип отчета По причинам отказа.
При создании отчета вы можете задать группировку как по планам продаж, так и по менеджерам продаж (с уточнениями или же без них).
Группировка данных по планам продаж позволит оценить и сравнить результаты разных планов продаж. Если разные планы используются для разных продуктов, то данные также укажут, какой продукт стоит дополнительно упаковать или же откорректировать подход по его продаже.
Группировка данных по менеджерам позволит оценить и сравнить результаты работы разных сотрудников. Это поможет выявить ТОП-продавцов с наименьшим количеством отказов, а также поможет улучшить скрипт продаж по отработке возражений клиентов (особенно если одна и та же причина отказа фигурирует у большинства менеджеров).
При создании отчета вы можете задать группировку как по планам продаж, так и по менеджерам продаж (с уточнениями или же без них).
Можно задать конкретный период для отчета или же не указывать его вовсе. В таком случае в отчет попадут данные за все время.
Данные, которые отображены в отчете, имеют удобное представление с указанием количества успешных и провальных сделок, их процентное соотношение, отдельную разбивку по причинам отказа, а также отображаются в интерактивной диаграмме для большей наглядности и дополнительной функциональности.
Также удобно, что фактически в один клик можно перейти из отчета прямо в выбранные проваленные сделки для анализаSetting up SP
After creating the SP, you need to configure the newly created SP. As an example, a SP with the name “New SP” will be used; Let's consider the type of distribution of SP, there are two types of distribution.1. Manual - for this mode, it is necessary to manually add leads to managers; to do this, you need to go to the “Audience” section, select “mass actions” and add leads, see the link for more details.
2. Uniform - a mode in which users will be added automatically. In this mode, there are different variations of adding leads to the SP. You can select the following modes:
2.1a Attach transactions to random users;
2.1b Attach transactions to related users;
2.2a Attach transactions evenly between users;
2.2b Attach transactions to users with the least number of transactions;
In this example, the distribution type is uniform with submodes:
2.1b Attach transactions to related users;
2.2b Attach transactions to users with the least number of transactions;
This means that leads will be divided into managers with whom they have already been in contact, and new leads will be added to new managers in the SP.
| Info |
|---|
For the “Even” mode to work, you need to add action blocks in the sales tunnel that will add leads to the SP. |
The lead distribution mode can be changed at any time by opening the SP and saving the changes, as well as adding or removing a manager from the SP.
Statuses in SP
Afterwards, you can configure statuses in SP; to do this, you need to go to the status change mode
In this mode, you can edit statuses in the software, or add or delete. Also swap and change the color of the columns.
Reasons for refusal. When setting up a funnel with a list of statuses, the final status of a lost deal has a “Reasons for refusal” checkbox. If this checkbox is enabled, the user has the opportunity to specify a list of reasons. When a manager transfers a deal to failed status, he will have to choose one of the reasons for failure
Editing sales plan settings
Robot with SP
After adding leads to the PP, you can begin to implement this plan.
There are 2 modes of working with SP: “Board” and “List” modes.
Canban
| Info |
|---|
To change the status of a lead, you need to “drag” the card to a different status. |
In this mode, filtering automatically occurs by 2 SP statuses; it is also possible to scroll to the right by status and down by clients, you can add deal 3 to any stage of the SP, also 4 filter by status, change 5 viewing modes, filter by manager 6 in SP , search panel 7 allows you to search by transaction, by name, email, phone number; also view 8 the number of transactions and the total amount in SP, 9 a filter panel is available, 10 filter by date.
List
| Info |
|---|
In this mode, only the bottom scroll is available. |
To select the list mode, you need to click on button 1, this mode displays only the list of leads, to change the status of the lead, you need to change “Status” to another in section 2.
Assigning leads to a manager and transferring leads between managers
How to cancel closed transactions in CRM:
Users with the “Can edit all trades” and “Can edit bulk trades” access rights can cancel closed trades after they have been moved to the “closed - successful” or “closed - failed” status.
This will allow you (or your sales manager):
cancel the actions of the sales manager (in case of a change in the status of work with a client or a manager’s error);
more accurately track deals in statuses that were missed by managers when moving to “closed”, which is important for reporting and analysis of the sales funnel.
In addition, information about who canceled the transaction and when will be recorded in the action log. A new action “Cancel deal” has appeared in the deal card.
When you click on the “Cancel deal” button and confirm the cancellation of the deal, the deal will return to intermediate status.
If a deal was withdrawn from the "closed - failed" status, it will return to the status from which it was sent to "closed".
If a deal was withdrawn from the "closed - successful" status, it will return to the previous intermediate status configured in your CRM.
This allows you to better control manipulations with the cancellation of closed transactions and prevents non-compliance with clear rules for closing transactions on the part of managers, which can distort statistics on closed transactions.
Report “For reasons of refusal”
The report collects data on closed unsuccessful transactions and sales statistics. It allows you to quickly identify both the most common reasons for customer refusal and generate general statistics of objections.
To generate a report, you need to go to the Analytics section, go to the Reports tab, then click + Add a new report and select the report type By reason of refusal.
When creating a report, you can set grouping both by sales plans and by sales managers (with or without clarifications).
Grouping data by sales plans will allow you to evaluate and compare the results of different sales plans. If different plans are used for different products, then the data will also indicate which product should be additionally packaged or the approach to selling it should be adjusted.
Grouping data by manager will allow you to evaluate and compare the performance of different employees. This will help identify the TOP sellers with the least number of refusals, and will also help improve the sales script for handling customer objections (especially if the same reason for refusal appears for most managers).
When creating a report, you can set grouping both by sales plans and by sales managers (with or without clarifications).
You can specify a specific period for the report or not specify it at all. In this case, the report will include data for the entire time.
The data displayed in the report has a convenient presentation indicating the number of successful and failed transactions, their percentage, a separate breakdown by reasons for failure, and is also displayed in an interactive chart for greater clarity and additional functionality.
It is also convenient that in one click you can go from the report directly to the selected failed transactions for analysis.